Digitale Ratsarbeit in der Verbandsgemeinde Edenkoben

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Papierstapel und dicke Aktenordner als Nachschlagewerke – dieses Bild inmitten der Sitzungen gehört der Vergangenheit an. Notebook oder Tablet haben überwiegend den Platz eingenommen und bestimmen zum großen Teil das Bild bei den Sitzungen in Böbingen, Burrweiler, Edenkoben, Flemlingen, Freimersheim, Gleisweiler, Gommersheim, Großfischlingen, Weyher und der Verbandsgemeinde Edenkoben.

Seit Anfang an, als sogenannter Pilot mit der digitalen Ratsarbeit am Start, war die Gemeinde Burrweiler. Ortsbürgermeister Christian Weber hatte den Ratsmitgliedern vor drei Jahren die neue Arbeitsweise vorgestellt und der Rat war dabei, die damaligen Stimmen: „Supertoll“ und „alla hopp mache mers halt“. Positiv sei, dass die Sitzungsvorlagen von der Verwaltung nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden müssen, so der Ortsbürgermeister. Insbesondere bei Sitzungsvorlagen die von der Verwaltung nachgereicht werden müssen sei die Aktualität nicht zu überbieten: Diese Sitzungsvorlagen werden ins digitale System eingespielt, die Ratsmitglieder erhalten per Email einen Hinweis über die neue Sitzungsvorlage und sind somit im Vorfeld für die Sitzung gut ausgestattet. Das sei ein „sehr großer Vorteil“ gegenüber dem bisherigen Papiersystem, beurteilt Weber. Bei der „analogen“ Ratsarbeit könne die Sitzungsvorlage lediglich als sogenannte Tischvorlage zur Verfügung gestellt werden, wenn wie so oft die Zeit zum Versand nicht reicht oder die fehlende Montagszustellung der Post in die Quere kommt. Einige Ratsmitglieder nutzen das Tablet in den Ratssitzungen, andere drucken sich die abgerufenen Sitzungsvorlagen aus, das liege auch ein Stück weit an der Altersstruktur des Rates, wie Weber hinzufügt. Für die digitale Ratsarbeit hat sich nun auch der Gemeinderat in Gleisweiler ausgesprochen, bei einer Gegenstimme. Wieder zurück, also aus der digitalen zur „analogen“ Papier-Variante, ist der Gemeinderat Venningen.

Dass die digitalen Einladungen der Gremien die Arbeit in der Verwaltung erleichtert, sei nicht von der Hand zu weisen, das sei eine großartige Sache, so der stellvertretende Büroleiter Matthias Vogel. Sitzungsvorlagen und weitere ausführliche Informationen wie etwa Fotos oder Bebauungspläne können ohne zeitliche Verzögerung in das System zum Abruf ein- und damit den Ratsmitgliedern zu einem früheren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden – ein wichtiger Aspekt in der immer komplexer und schneller werdenden Ratsarbeit. Durchschnittliche Ratssitzungen betrachtet, so errechnet sich eine zeitliche Ersparnis von 15 Minuten pro Sitzung und eine Papierersparnis von jeweils 1.800 Seiten pro Ortsgemeinde im Jahr – nicht berechnet wurden dabei Themen wie Beteiligungen von Trägern öffentlicher Belange, Dorferneuerungskonzepten, Jahresabschlüssen, Nachtragshaushalte, Haushalte und Bebauungspläne, die einen größeren Papieraufwand mit sich bringen.

Die Mitglieder von zehn Räten und den dazugehörigen Ausschüssen setzen auf die digitale Ratsarbeit und mit der papierlosen Gremienarbeit auf die Nachhaltigkeit. „Wir freuen uns über jede weitere Gemeinde, die offen für eine digitale Zukunft ist, die auf kompakte Transparenz in der Gremienarbeit setzt und nicht zuletzt noch Verantwortung für die Umwelt übernimmt“, lädt Bürgermeister Olaf Gouasé auch die noch analog agierenden Gemeinden zum Wechsel ein.

Die Unterlagen stehen im Ratsinformationssystem oder in der APP „DiPolis“ zum Nachschlagen bereit. Über individuelle Anmeldedaten können die Gremienmitglieder auf den für Sie vorgesehenen Bereich im Ratsinformationssystem zugreifen und Tagesordnungen, Vorlagen und öffentliche wie nicht öffentliche Niederschriften einsehen. Auch informiert der Sitzungskalender über anstehende Sitzungen von Räten und Ausschüssen.

Text: Ivonne Trauth